Resultados resumidos
🕒 Horas economizadas por semana: não foi mensurado formalmente, mas a equipe deixou de gerenciar manualmente as inscrições nas aulas para o evento
👥 Equipe usando Koalendar: time de eventos com múltiplas partes interessadas, representando o governo local, um clube de futebol e uma associação de jovens
📅 Anos usando Koalendar: usei para um grande evento e depois ampliei para as atividades de verão
⭐ Maior benefício: “O Koalendar nos permitiu reunir todas as aulas de esportes disponíveis em uma única plataforma, para que as pessoas pudessem simplesmente escolher.”
Visão geral
O Orlando House of Projects é o estúdio independente fundado por Leonardo Cresciullo, um profissional freelancer que apoia fundadores, organizações e iniciativas locais com design de modelo de negócios, marketing e execução de projetos.
Em um de seus principais projetos, Leonardo ajudou a organizar Sportivamente Castell’Arquato, um evento esportivo de dois dias em uma vila medieval italiana. Ele apoiou o projeto do início ao fim, coordenando uma experiência criada por três principais partes interessadas: o governo local, o clube de futebol da vila e uma associação focada em atividades para jovens.
Os visitantes podiam explorar a vila e experimentar diferentes esportes gratuitamente. Além das atividades abertas, a programação incluía aulas conduzidas por instrutores, com vagas limitadas, como sessões de ioga e hidroginástica realizadas em diferentes locais.
Isso gerou uma questão importante: como os organizadores poderiam reunir todas as turmas e permitir que os visitantes reservassem seus lugares com facilidade?
O desafio: gerenciar muitas atividades, vagas limitadas e diferentes locais
O evento foi realizado em vários locais. Uma aula podia acontecer em um centro esportivo, outra dentro de um ginásio e outra em uma praça pública.
Algumas atividades eram abertas a todos, enquanto outras tinham um número limitado de vagas disponíveis. Os organizadores precisavam de uma forma simples de apresentar essas aulas, gerenciar suas capacidades individuais e evitar que pessoas demais se inscrevessem.
“Tínhamos turmas específicas com acesso limitado”, explicou Leonardo. “Precisávamos colocar todas as turmas disponíveis em uma única plataforma, e as pessoas poderiam simplesmente escolher.”
Cada atividade também precisava ser gerenciada separadamente. Turmas diferentes tinham locais, horários, responsáveis e limites de participação distintos.
Leonardo queria flexibilidade suficiente para controlar cada página de reserva sem ter que encaixar todas as atividades na mesma configuração.
“Eu queria a liberdade de gerenciar cada aula de uma forma diferente”, ele disse. “Na página do Koalendar, posso colocar essas informações, mover isto e gerenciar outras coisas.”
Basicamente, a equipe precisava de uma maneira simples de:
- listar aulas reserváveis online
- limitar o número de participantes por sessão
- gerenciar diferentes atividades, locais e recursos
- permita que as pessoas escolham suas aulas sem precisar enviar mensagens aos organizadores, garantindo que todos os participantes assinem as políticas de privacidade e o termo de responsabilidade – tenha informações digitais e centralizadas, sempre disponíveis.
Sem um sistema de reservas dedicado, a equipe teria que coordenar manualmente as inscrições e a disponibilidade em várias atividades e locais.
A solução: um só lugar para descobrir e reservar todas as aulas
Leonardo descobriu o Koalendar enquanto pesquisava ferramentas de agendamento online.
Ele comparou as opções disponíveis, visitou o site da Koalendar e decidiu que ele oferecia os recursos de que precisava.
“Percebi que vocês tinham tudo de que eu precisava para dar conta de todas as minhas tarefas. Parecia bom, então pensei: ‘Ok, posso usar isso.’”
A equipe usou o Koalendar para criar páginas de agendamento para as atividades com vagas limitadas. Os participantes podiam escolher a aula desejada, ver as vagas disponíveis e reservar seu lugar online.
Isso deu à equipecontrole sobre o cronograma e o número de vagas disponíveis para cada aula, ao mesmo tempo em que oferecia aos visitantes um único lugar para explorar suas opções.
Os recursos que mais importaram incluíram:
- Configurações separadas para cada turma
- Limites de participação para atividades com capacidade restrita
- Vários hosts e recursos
- Notificações de reservas
- Páginas individuais para sessões realizadas em diferentes locais
Leonardo valorizava especialmente a possibilidade de personalizar cada página em vez de aplicar uma única configuração a todo o evento.
“Gosto do sistema de notificações e de todos os recursos, como limites, hosts, cores e imagens, que vocês permitem para cada página de agendamento.”
À medida que a equipe aprendia mais sobre a plataforma, eles conseguiram adaptar a configuração aos requisitos mais complexos do evento.
“Quanto melhor você conhecer a plataforma, mais poderá tirar o máximo proveito dela”, disse Leonardo.
O resultado: uma experiência de reserva mais simples tanto para visitantes quanto para organizadores de eventos
O Koalendar deu aos organizadores um lugar central para apresentar todas as aulas disponíveis durante o evento de dois dias.
Em vez de pedir que os visitantes entrem em contato com instrutores ou organizadores individualmente, a equipe poderia direcioná-los para as páginas de reserva correspondentes. Os visitantes poderiam analisar as atividades disponíveis, escolher uma aula e reservar uma das vagas limitadas.
Para um evento espalhado por toda uma vila, essa centralização foi um dos benefícios mais claros.
“Eu adoro a plataforma de vocês! Precisávamos reunir todas as aulas disponíveis em um só lugar para que as pessoas pudessem simplesmente escolher. O Koalendar nos permitiu fazer exatamente isso.”
Leonardo Cresciullo
Fundador da Orlando House of Projects
Além disso, os dados de reserva passaram a ser úteis para mais do que apenas gerenciar o próprio evento. Eles também deram à equipe uma visão mais clara sobre quais eram os principais interesses dos visitantes.
Ao ver quais atividades atraíram mais atenção, os organizadores puderam entender melhor as preferências dos participantes e identificar onde a experiência poderia ser aprimorada. Esses insights agora estão ajudando a moldar as próximas edições do Sportivamente, desde decidir quais atividades trazer de volta até introduzir novas opções e eliminar possíveis pontos de atrito na jornada do visitante. Dessa forma, o Koalendar não apenas ajudou a equipe a organizar um único evento.
Os dados de agendamento do Koalendar também forneceram à equipe informações valiosas para manter a experiência relevante e melhor alinhada ao que seu público deseja nos próximos anos.
Após o evento, o gerente de esportes reaproveitou o workspace do Koalendar para gerenciar as atividades de verão e as reservas de instalações esportivas públicas, incluindo quadras de tênis e campos de futebol.
Portanto, o que começou como uma solução para um fim de semana continuou apoiando os organizadores mesmo depois que o projeto original havia terminado.
“O Koalendar é muito legal e é muito útil. Eu adoraria trabalhar com você de novo.”
Os recursos mais úteis do Koalendar para este projeto foram:
✅ Várias páginas de agendamento para diferentes atividades
✅ Limites de reserva para aulas com vagas limitadas
✅ Notificações e lembretes
✅ Flexibilidade para gerenciar diferentes locais e recursos
✅ Uma configuração reutilizável para atividades futuras
Conclusão: Uma vila. Dezenas de atividades. Uma forma mais simples de reservar.
Organizar um evento esportivo em vários locais envolve muitas partes em movimento. Cada modalidade tem sua própria programação, capacidade, local e público.
O Koalendar ajudou Leonardo e a equipe do evento a reunir essas atividades, para que os visitantes pudessem encontrar uma aula e garantir sua vaga sem necessidade de coordenação manual.
O sistema mais tarde ganhou uma segunda vida gerenciando atividades de verão e instalações esportivas públicas— mostrando como uma configuração flexível pode continuar funcionando muito depois que o evento original termina. Como Leonardo colocou:
“Precisávamos reunir todas as aulas disponíveis em uma única plataforma, para que as pessoas pudessem simplesmente escolher, e o Koalendar nos permitiu fazer exatamente isso.”
